Daudzi uzņēmumi ļauj darbiniekiem aizpildīt darba laika uzskaites tabeli, lai mēneša beigās uzņēmumam būtu pieejams nostrādāto stundu pārskats. Darba laika uzskaites tabeles dati tiek izmantoti darbinieku algu un projektu izmaksu aprēķiniem. Teorētiski viss izklausās vienkārši – darbinieki ātri piereģistrē savas darba stundas, bet patiesībā tas nav tik viegli.
Parasti dati tiek pierakstīti papīra tabelē. Atkarībā no uzņēmuma īpatnībām, tiek apkopoti šādi dati:
- darbinieka vārds,
- darba dienas sākums,
- darba dienas beigas,
- kopējais stundu skaits,
- projekta nosaukums,
- paveiktais darba daudzums.
Tomēr bieži vien darba laika uzskaites tabelē norādītie laiki ir neprecīzi vai pat nesalasāmi, darbinieku rokrakstu dēļ. Katrā ziņā papīra vai excel tabelēm ir daudz ierobežojumu, kas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma kopējo veiktspēju. Bet labā ziņa ir tāda, ka tirgū ir pieejamas arī mūsdienīgas darba laika uzskaites programmatūras, piemēram, Begin programmatūra, kas paceļ uzņēmumu darba laika uzskati nākamajā līmenī.
Lasiet tālāk un uzziniet, kā darba laika uzskaites programmatūra ir labāka par papīra tabelēm.
1. Digitālo darba laika uzskaiti ir daudz vieglāk pārvaldīt
Uzņēmumiem ir jātraucas par daudzām lietām. Tās ir gan sapulces, gan tikšanās, gan arī projektu termiņi. Darbiniekiem, nodaļu vadītājiem un augstākā līmeņa vadītājiem jāiegulda viņu laiks un enerģija daudzās lietās. Viņiem noteikti nevajadzētu pievērsties nevajadzīgām darba laika uzskaites tabelēm papīra formātā. Papīra formāta tabeļu trūkumi ir:
- manuāla pārrakstīšana un aprēķināšana;
- nesalasāms rokraksts;
- iespēja sabojāt vai pazaudēt darba laika uzskaites tabeli;
- gandrīz neiespējama projekta izmaksu uzskaites īstenošana;
- sarežģīta darba stundu aprēķina kārtība.
Digitālajā darba laika uzskaites programmatūrā šīs problēmas tiek atrisinātas.
2. Papīra formāta darba laika uzskaites tabeles nav pietiekami precīzas
Nav patīkami to atzīt, bet jā, darbinieki var būt negodīgi. Viņiem ir ļoti spēcīgs stimuls krāpties, jo viņiem tiek maksāts par nostrādāto stundu skaitu. Melojot par faktiskajām darba stundām, algas dienā skaitļi var būt daudz skaistāki. Saskaņā ar Amerikas Darba devēju asociācijas datiem vidēji darbinieks dienā pieskaita klāt līdz pat 3% no darba laika. Darbaspēka izmaksu kalkulatorā varat aplūkot, cik daudz jūsu uzņēmums zaudē saistībā ar neprecīziem darba uzskaites datiem. Vai esat pamanījuši, ka darba laika uzskaites tabelē nekad netiek atzīmētas kavēšanās vai agrāka aiziešana no darba?
Darba laika uzskaites sistēmas, kas izmanto papīra un excel uzskaiti, ir ļoti neaizsargātas, un tas ir viegli izmantot ļaunprātīgos nolūkos. Tādēļ papīra un excel uzskaites izmantošana mūsdienīgā uzņēmumā dod darbiniekiem iespēju krāpties. Turklāt tā ievērojami ietekmē darbinieku motivāciju veikt reālu darbu un uzreiz ievērojami samazina uzņēmuma efektivitāti.
3. Digitālā darba uzskaites tabele uzlabo pieejamību
Tradicionālās darba laika uzskaites tabeles nav pieejamas vienlaikus vairākās vietās. Parasti tā ir darbiniekam, kas mēģina atzīmēt dienas laikā nostrādāto stundu skaitu un objektus. Nodaļas vadītājam līdz algas perioda beigām nav pieejams tiešs pārskats par konkrētā darbinieka projektā nostrādāto stundu skaitu. Darba gaitā iegūt informāciju par paveikto darbu un problēmām objektā ir ļoti grūti.
4. Iespējas, kas nav pieejamas papīra formāta darba laika uzskaites tabelēs
Darba laika uzskaites lietotnes, biometriskā ierīce un programmatūra var paveikt to, ko cilvēks izdarīt nevar. Piemēram, Begin programmatūras GPS lietotne nosaka katra darbinieka atrašanās vietu darba laika sākumā un beigās, lai novērstu situāciju, ka darbinieks reģistrē sevi no mājām, neizkāpjot no gultas. Turklāt pastāv iespēja darba laiku reģistrēt ar pirkstu nospiedumu palīdzību, un tādējādi izvairīties no situācijas, ka kāds cits darbinieka vietā reģistrē darba laiku. Darbinieki savu reģistrāciju var veikt, izmantojot savu tālruni, pašapkalpošanās vidi vai arī biometrisko ierīci.
Tas viss notiek reāllaikā – administratori saņem informāciju dažu sekunžu laikā. Tāpat programmatūra veic nepieciešamos aprēķinus.
Acīmredzams, ka darba laika uzskaite papīra formātā ir pagātnes prakse, un uzņēmumiem, kas vēlas uzlabot savu efektivitāti un samazināt iespējamās problēmas, vajadzētu uzsākt tiešsaistes sistēmas darba laika uzskaites izmantošanu. Šis lēmums radīs ievērojamu produktivitātes pieaugumu un skaidrāku uzņēmuma vadības politiku.
