9 преимуществ учёта рабочих часов в офисе

Один из проектов, в которых мы участвуем – инициатива по улучшению условий труда, под названием Дружественный к семье работодатель.

В рамках этой программы консультанты по управлению персоналом и другие эксперты помогают предприятиям стать лучшими работодателями. Улучшения делаются в совершенно разных областях, но одной из самых сложных неизменно является переход на гибкие рабочие графики и борьба с переработкой.

Основные сложности возникают для создания соответствующих условий для т.н. синих воротничков, но попытки наладить работу офисных сотрудников тоже сталкиваются с трудностями. Проводя интервью с сотрудниками предприятий, мы часто слышим вот такие комментарии из конторы:

Я: „Опишите, пожалуйста, условия труда и рабочего времени на вашем предприятии“

Белые воротнички: „Да в общем-то всё нормально. Приходим и уходим, когда хотим. Можно работать из дома.“

Я: „Но что-то, кажется, вас беспокоит?“

Белые воротнички: „Да работы много просто. Мы почти все перегружены и конца-края этому не видно.“

И это – очень серьёзная проблема. Многие исследования показывают, что стресс и выгорание на подъёме почти во всех секторах, особенно у „офисного планктона“. И никакими фруктами и регулярными корпоративами это не лечится. Основной причиной выгорания является постоянный объём сверхурочных часов, который накладывается на в общем-то нормальный рабочий стресс.

Выгорание ведёт к ухудшению производительности, проблемам со здоровьем и, в целом, негативным последствиям как для работы, так и для личной жизни. Для компаний это значит более высокий уровень текучести персонала, особенно среди лучших кадров, снижение уровня удовлетворённости работой и потери из-за более частых отсутствий на работе.

Быстрый и простой шаг в сторону улучшения ситуации? Начать вести учёт рабочего времени, особенно у офисных сотрудников.

Большинство работодателей, услышав об этом, отмахнуться и сочтут эту идею бесполезной (или дурацкой), но, на самом деле, и работники и работодатели от неё только выигрывают.

Работодатели выигрывают за счёт

1 Более точный учёт расходов и бюджетирование

Иногда кажется, что расходы на офисных сотрудников постоянная величина, если смотреть на зарплатный фонд. Однако то, на что эти расходы идут, может очень сильно разниться, ведь сотрудники работают:

• Над разными проектами
• Для разных клиентов
• В разных отделах

Для оптимизации тех или иных бюджетов и учёта расходов в вышеупомянутых и других разрезах очень важно понимать, на что же „тратится“ фонд зарплаты. Без учёта фактического расхода рабочего времени мы будем заниматься догадками вроде:

„Мария, наверное, потратила 30% времени тут, 20% - там, и 50% ещё на что-то неопределённое.“

Такая сумбурная оценка рабочих часов напрямую негативно влияет на то, как точно вы сможете рассчитывать бюджеты проектов, объёмы работ и пр.

2 Улучшение результатов

Во многих офисах сотрудники двигаются на автопилоте в потоке бесконечных задач и совещаний. Они учитывают 2 вида времени: когда будет обед и сколько осталось до конца дня. Затраты времени на рабочие задачи не имеют особого значения.

Дав им возможность вести учёт рабочих часов, работодатель мягко подтолкнёт их к тому, чтобы задуматься об эффективности использования рабочего времени. Незаметно, сотрудники начнут оценивать то, как они использовали рабочее время и делать небольшие изменения и улучшения.

Учёт рабочего времени также даст сотрудникам повод начать планировать свои рабочие дни.

Эти два незаметных действия смогут привести к очень даже заметному повышению производительности.

3 Более точное выставление счетов

В компаниях, которые не строят свой бизнес по модели „оплачиваемые часы у всех“, время работы офисного персонала обычно не влияет на количество часов, идущих на счёт клиенту. Изредка эти часы ставятся приблизительно или как часть заранее оговоренный суммы. У такого подхода есть некоторые плюсы, но он также ведёт к потере доходов.

Например, руководители более высокого уровня (с более высокой зарплатой) обходятся фирме дороже, т.е. их время и стоить должно дороже. Без учёта их рабочего времени компания может с лёгкостью попасть в следующую ситуацию:

Начинающий консультант с зарплатным фондом 20 евро/час работал на клиента 4 часа, за что клиенту был выставлен соответствующий счёт. Однако, этому консультанту была нужна помощь более опытного коллеги, и его руководитель с зарплатным фондом 40 евро/час помог, потратив пару часов времени.

В итоге, без учёта часов, компания, вероятно, как минимум не точно оценивает стоимость оказываемой ею услуги. Но, вероятнее всего, она теряет деньги т.к. не выставила клиенту счёт, с двукратным количеством часов.

4 Улучшение планирования

Для многих компаний, особенно крупных, расширение коллектива – довольно сложная задача, как с точки зрения получения разрешения сверху, так и последующей администрации. Всегда очень трудно аргументировать за наём новых людей без точной картины использования ресурса времени офисных сотрудников.

Также, важно оценивать свои возможности, если компания планирует нарастить оборот за счёт новых проектов, клиентов и т.д. Ведь если существующие сотрудники загружены на 95% процентов, то набор дополнительной работы, может превратиться в проблему. Часто это заканчивается тем, что, после массы обещаний клиентам, фирма не только не зарабатывает больше, но остаётся должна и теряет репутацию.

5 Уменьшение расходов

Несмотря на то, что данный аргумент – не главный, его всё же стоит иметь в виду. Более гибкие рабочие графики в офисе увеличивают возможность халтурить на работе. В некоторых ситуациях работодатель может быть согласным с тем, что сотрудник „плавает“ между работой на полную ставку и частичной занятостью. Однако, в целом, никто не захочет платить полную зарплату тому, кто работает на полставки, когда от него ждут полной отдачи.

Сегодня есть все возможности для того, чтобы использовать суммированный учёт рабочего времени для офисных сотрудников, как это уже делается для синих воротничков. Сотрудники будут чётко знать, что, недоработав в этом месяце, им придётся компенсировать в следующем. Или получить немного меньшую зарплату.

В первую очередь это поможет прийти к более честному диалогу, но также может и просто сэкономить на зарплате, если сотрудники сознательно меньше работают.

Сотрудники выигрывают за счёт

6 Более чётких ожиданий

Обычный подход к офисной работе: „Всё просто должно быть сделано вовремя“. Но по мере того, как хвосты и недоделки накапливаются, сотрудникам становится сложнее понять, за что хвататься. Постоянные решения на тему того, что сделать, а что – отложить, также являются источником ненужного стресса.

Последовательно информируя руководителя о том, над чем ведётся работа, сотруднику проще передать ответственность за принятие решений. В одном рабочем дне конечное количество рабочих часов, и нет смысла обманывать себя в вопросе того, что будет сделано, а что – нет. Большинство разумных руководителей не будут заявлять что-то вроде:

„Я вижу, что ты уже потратил 20 часов на эту задачу и тебе нужно ещё 10. Ты не мог бы найти для них время в следующем месяце, где твои 176 часов уже и так расписаны поминутно.“

Или, если всё же это скажут, то уже в контексте просьбы об оплачиваемой переработке.

7 Улучшение контроля времени

Невозможно улучшить то, что не измеряешь. Эта мысль касается также рабочего времени, которое офисные сотрудники обычно как раз не измеряют. Начав учитывать часы, станет намного проще планировать, делать графики и контролировать свои действия.

Гибкий график и разнообразные отвлекающие проекты – замечательно, но если есть конкретные задачи, которые надо выполнить за неделю, то нужно чётко контролировать своё время. Это же, кстати, будет хорошим сигналом работодателю о том, что сотрудник ведёт себя как взрослый, и самодостаточен в плане контроля своей работы.

8 Возможности премий и повышений

Приходит раньше каждый день и уходит последним, чтобы продемонстрировать рвение? Лучший способ доказать это – отчёт с табелем дополнительной работы, сделанной в рамках важных проектов.

Этот же отчёт будет аргументом в пользу внеочередного повышения или премии. Во-первых, чёткие цифры – это лучшее доказательство. Во-вторых, сам факт того, что сотрудник проявляет дисциплину и стратегическое мышление, станет аргументом в пользу того, что он заботится о личных и рабочих целях.

9 Честная оплата честного труда

В условиях той сложной ситуации, которая сложилась на рынке труда, переработки становятся нормой жизни для многих компаний. Это вызывает сожаление, но иных решений просто может не быть. Когда сотрудник готов тратить дополнительное личное время на нужды компании, нет причин ему не платить за это. И речь не только о том, что это справедливо, но и о том, что это станет залогом доверительных и честных отношений между работником и работодателем.

Сама оплата может быть очень небольшой, но сам факт может сыграть решающую роль, когда хороший сотрудник принимает решение: остаться или уйти туда, где меньше стресса.

Обе стороны выигрывают от большей прозрачности

Как Вы видите, и работодатель и сотрудник выигрывают при ведение учёта рабочего времени офисных сотрудников и тех, кто работает на фиксированной зарплате. Но самым большим выигрышем является именно чёткая картина того, на что тратятся рабочие часы. Наличие такой информации помогает во всех обсуждениях, касающихся результатов, оплаты, целей и т.д.

И не забудьте, что просто потому, что компания никогда раньше не учитывала рабочие часы офисных работников, так и должно оставаться. Или что это вообще было хорошей идеей.

Begin предлагает клиентам удобный портал самообслуживания и мобильное приложение, где сотрудники могут быстро и эффективно вести учёт рабочего времени и проектов. Попробуйте систему бесплатно тут.